Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich
   1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung der Softwarelösung „Smart City Vision“, die durch den Anbieter in der Regel als zentrale, mandantenfähige Plattform betrieben wird. Kund:innen erhalten Zugriff auf eigene, voneinander getrennte Arbeitsbereiche („Workspaces“) innerhalb dieser zentralen Instanz.
   2. Die AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software zwischen dem Anbieter und seinen Kund:innen, insbesondere öffentlichen Auftraggebenden.
   3. Individuelle Bereitstellungen auf separaten Servern (dediziertes Hosting) können auf Wunsch von Enterprise-Kund:innen zusätzlich vereinbart werden. In diesen Fällen gelten ergänzend gesonderte vertragliche Vereinbarungen.
2. Leistungsumfang
   1. Der Anbieter übernimmt die Bereitstellung und Pflege der Software „Smart City Vision“ als Software-as-a-Service (SaaS) gem. der aktuell veröffentlichten Hauptversion. Wesentliche Erweiterungen der Programme sind in einem gesonderten Nachtrag in die vertraglichen Vereinbarungen aufzunehmen.
   2. Die Nutzung der Software erfolgt mandantenfähig innerhalb einer zentral betriebenen Instanz. Alle Kund:innen erhalten einen oder mehrere voneinander getrennte Arbeitsbereiche („Workspaces“), in denen sie Inhalte verwalten, Nutzer:innen einladen und Funktionen entsprechend des gewählten Tarifs nutzen können.
   3. Der Umfang der Nutzung ergibt sich aus dem gewählten Tarif, s. Tarife und Vergütung
   4. Der Anbieter behält sich vor, die Einhaltung der Nutzerobergrenzen und Tarifbedingungen durch technische oder organisatorische Maßnahmen zu überprüfen und gegebenenfalls anzumahnen oder anzupassen.
   5. Nicht von diesem Vertrag umfasst sind
      1. die Bereitstellung von Instanzen auf Servern der Kund:innen
      2. die individuelle Weiterentwicklung oder das Customizing des Systems nach Kund:innenwunsch
      3. die Einweisung und Schulung des Personals der Kund:innen
      4. die Prüfung, Anpassung oder Inbetriebnahme von Systemkomponenten, die durch Dritte bereitgestellt werden sowie
      5. die Beseitigung von Störungen und Schäden, die durch Fehlbedienung seitens der Kund:innen, durch fehlerhafte Hardware, durch Einwirkung Dritter oder durch höhere Gewalt verursacht werden. Diese Leistungen können im Einzelfall gegen gesonderte Vergütung nach den aktuellen Stundensätzen des Anbieters vereinbart und abgerechnet werden.
3. Technische Bereitstellung und Systembetrieb
   1. Der Anbieter betreibt die Software „Smart City Vision“ als zentrale, mandantenfähige Instanz auf einer skalierbaren Cloud-Infrastruktur. Die technische Umsetzung erfolgt in der Regel über ein containerbasiertes System, das eine bedarfsgerechte Bereitstellung von Rechenressourcen ermöglicht. Zugriff und Nutzung der darauf gespeicherten Software erfolgt über eine Internetverbindung durch die Verwendung eines Internet-Browsers.
   2. Die Bereitstellung des Cloud Servers erfolgt in einem Rechenzentrum in Deutschland über
      IONOS SE
      Elgendorfer Str. 57
      56410 Montabaur
   3. Der Anbieter stellt sicher, dass dem System jederzeit ausreichend Rechen-, Speicher- und Netzwerkressourcen zur Verfügung stehen, um eine verlässliche Nutzung der Software gemäß den vertraglich vereinbarten Leistungen zu gewährleisten. Ein Anspruch auf bestimmte dedizierte Hardware-Ressourcen durch einzelne Kund:innen besteht nicht.
   4. Der Anbieter ist berechtigt, die zugrunde liegende Infrastruktur zu optimieren oder zu verändern, sofern dadurch keine wesentliche Beeinträchtigung der vereinbarten Leistungen entsteht.
   5. Die Bereitstellung und Pflege des Systems umfasst:
      1. Die Bereitstellung einer zentralen Instanz des Systems Smart City Vision unter der Domain „smart-city-vision.de“,
      2. den Erhalt und die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft der Software,
      3. die Aktualisierung der Software (Updating),
      4. die Dokumentation der durchgeführten Arbeiten,
      5. regelmäßige Test der Verfügbarkeit und Funktionalität der Software sowie
      6. tägliche Sicherungen der Datenbank.
   6. Der Anbieter erstellt täglich ein volles Backup aller Daten und hält dieses mindestens 6 Monate vor.
   7. Der Anbieter führt regelmäßige Systemaktualisierungen auf Basis der jeweils aktuellen Paketquellen durch. Er informiert Kund:innen mindestens 24 Stunden vor Installation neuer Versionen bzw. 48 Stunden vor der Installation, sofern im Zuge der Aktualisierung mit relevanten Einschränkungen der Nutzung des Systems zu rechnen ist.
   8. Der Anbieter garantiert eine Verfügbarkeit des Systems von mindestens 99,9% (Verfügbarkeitsklasse 2), gemessen über den Zeitraum eines Kalenderjahres. Davon ausgenommen sind angekündigte Wartungszeitfenster.
4. Support und Fehlerbeseitigung
   1. Es wird zwischen den folgenden Support-Kategorien unterschieden:
      1st-Level-Support bezieht sich auf die Unterstützung von Anwendenden bei Anfragen und Fehlermeldungen im Bezug auf das System. Es findet keine technische Entstörung statt.
      Technische Entstörung umfasst die Behebung sämtlicher Störungen, welche den vereinbarten Funktionsumfang des Systems beeinträchtigen. Es wird dabei zwischen den folgenden Fehlerklassen unterschieden:
      • Klasse 1: Die Nutzung des Systems ist unmöglich oder schwerwiegend eingeschränkt.
      • Klasse 2: Die Nutzung der Software ist möglich, jedoch erheblich eingeschränkt.
      • Klasse 3: Die Nutzung der Software ist ohne oder mit unwesentlichen Einschränkungen möglich.
   2. Der Anbieter stellt einen 1st-Level-Support innerhalb der vereinbarten Servicezeiten bereit. Werden im Rahmen des 1st-Level-Support technische Fehler an den Anbieter gemeldet, werden diese über die technische Entstörung bearbeitet.
   3. Der Anbieter ist verpflichtet, von Kund:innen gemeldete, reproduzierbare Fehler der Software zu untersuchen und den Kund:innen Hinweise zu geben, um die Folgen des Fehlers zu beseitigen. Ein Fehler liegt insbesondere dann vor, wenn die Software eine in ihrer Leistungsbeschreibung angegebene Funktion nicht oder nicht zutreffend erfüllt oder sich in anderer Weise nicht funktionsgerecht verhält.
   4. Der Anbieter ist verpflichtet auf Fehlermeldungen in einer angemessenen Zeit zu reagieren und zu beheben. Es gelten die folgenden Reaktions- und Lösungszeiten:

      Fehlerklasse	Reaktionszeit	Lösungszeit
      Klasse 1	2 Stunden	24 Stunden
      Klasse 2	2 Stunden	48 Stunden
      Klasse 3	1 Werktag	10 Werktage

   5. Reaktionszeiten werden eingehalten, sofern innerhalb der o.g. Frist die meldende Person über den Eingang des Tickets informiert wurde. Sofern ein vorhandenes Ticket von Kund:innen an den Auftragnehmer weitergeleitet wird, gilt der Zeitpunkt der Zuweisung.
   6. Lösungszeiten werden eingehalten, sofern innerhalb der o.g. Frist die Störung beseitigt wurde.
   7. Sofern die Lösung des Fehlers nicht innerhalb der Lösungszeit möglich ist, stellt der Anbieter bis die Lösung des Fehlers eine Behelfslösung („work around“) bereit.
   8. Der Anbieter verpflichtet sich dazu, den Kund:innen bzw. das Personal der Kund:innen über Art und Umfang der durchgeführten Arbeiten zu unterrichten. Über geplante Updates wird der Anbieter den Kund:innen angemessene Zeit im Voraus, mindestens aber 1 Werktag vor deren Installation unterrichten.
   9. Der Anbieter nimmt Fehlermeldungen, Feature-Requests und andere dem System zuzuordnende Tätigkeiten (Tickets) per E-Mail an den Systemverantwortlichen oder an digital@e-c-crew.de entgegen und dokumentiert diese in einem Ticketsystem.
   10. Tickets werden im Open Source Repository über GitHub Issues dokumentiert, sofern kein berechtigtes Interesse des Kunden oder des Anbieters dies verhindern. Bei Vorliegen eines berechtigten Interesses, einigen sich die Vertragsparteien auf ein privates Ticketsystem.
5. Mitwirkungsleistungen der Kund:innen
   1. Kund:innen melden dem Anbieter unverzüglich erkannte Fehler und unterstützen bei der Fehleruntersuchung bzw. Fehlerbeseitigung im Rahmen des Zumutbaren. Hierzu gehört es insbesondere, dem Anbieter auf dessen Anforderung in Textform Mängelberichte vorzulegen und sonstige Daten und Protokolle bereitzustellen, die zur Analyse des Fehlers geeignet sind.
   2. Kund:innen übernehmen die Einweisung und Schulung ihrer Mitarbeitenden zur sachgemäßen Nutzung der Software.
6. Beratung per Telefon oder E-Mail
   1. Kund:innen erhalten durch den Anbieter telefonisch und/oder per E-Mail Hilfestellung bei Störungen an der Software und bei Bedienproblemen.
   2. Kund:innen erreichen den Anbieter dazu innerhalb der Service-Zeiten
      Werktags zwischen 8:00 und 16:00 Uhr
      unter folgenden Kontaktdaten:
      Telefon: 0431 600 860
      E-Mail: digital@e-c-crew.de
   3. Eine zeitlich darüberhinausgehende Pflegebereitschaft bedarf der besonderen Vereinbarung und ist gesondert zu vergüten.
7. Tarife und Vergütung
   1. Kund:innen stehen zur Nutzung des Systems folgende Tarife und Optionen zur Verfügung:
      • Free-Tarif
      • Premium-Tarif
      • Enterprise-Tarif
   2. Im „Free“-Tarif ist die Nutzung des Workspaces auf maximal 10 aktive Nutzerkonten beschränkt. Eine kommerzielle Nutzung oder Weitergabe des Zugangs an Dritte außerhalb der eigenen Organisation ist ausgeschlossen.
   3. Im „Premium“-Tarif sind 10 Nutzerkonten pro Workspace enthalten. Für jedes weitere aktive Mitglied innerhalb eines Workspaces wird ein zusätzliches Entgelt in Höhe von 39,90€ (netto) pro Monat berechnet.
   4. Für „Enterprise“-Kund:innen gelten individuell vereinbarte Preise und Konditionen, die gesondert schriftlich geregelt werden.
   5. Die Vergütung ist jeweils zum Ende eines Kalendermonats zu bezahlen, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Die Vergütung ist fällig ab in Kraft treten dieses Vertrags und gilt für die Dauer dieses Vertrages.
   6. Sämtliche Spesen, insbesondere Reise- und Übernachtungskosten werden gesondert berechnet.
   7. Zu den Vergütungen tritt die jeweils geltende Umsatzsteuer hinzu.
8. Nutzungsrechte
   1. Kund:innen erhalten an den Vertragsgegenständen, die ihm der Anbieter im Rahmen seiner Pflegeverpflichtungen nach diesem Vertrag überlässt (z. B. Updates, ergänzende Programmhandbücher), ein einfaches, nicht exklusives und nicht übertragbares Nutzungsrecht.
   2. Sofern keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden, sind Kund:innen bereichtigt, Mandanten in der ihm zur Verüfung gestellten Instanz einzurichten. Er ist verpflichtet, diese Mandaten ausschließlich einem Nutzerkreis innerhlab der eigenen Organisation oder direkten Tochtergesellschaften zur Verfügung zu stellen.
9. Fremde Rechte
   1. Der Anbieter übernimmt die Gewähr dafür, dass seine geschuldeten Leistungen frei von Rechten Dritter sind. Sollte sich herausstellen, dass dies nicht der Fall ist, wird der Anbieter den Kund:innen auf eigene Kosten und nach seiner Wahl die erforderlichen Nutzungsrechte verschaffen oder seine Leistung so abändern, dass Rechte Dritter nicht mehr beeinträchtigt werden und alle dafür erforderlichen Aufwendungen ersetzen.
10. Gewährleistung
    1. Der Anbieter übernimmt die Gewähr dafür, dass das System während der Vertragslaufzeit die Funktionen der jeweils aktuell veröffentlichten Open Source Version aufweist.
    2. Der Anbieter führt die übernommenen Arbeiten mit größter Sorgfalt und entsprechend dem neuesten Stand bewährter Technik aus.
    3. Kommt der Anbieter der Pflicht zur Mängelbeseitigung innerhalb der in Kapitel 2 dieses Vertrags genannten Frist nicht nach, so haben Kund:innen eine angemessene Nachfrist zu setzen. Danach können Kund:innen entweder den Mangel selbst beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen, Herabsetzung der Vergütung oder Schadensersatz statt der Leistung verlangen oder vom Vertrag zurücktreten.
    4. Im Falle von Schadensersatz und Rücktritt bedarf es keiner Fristsetzung, wenn der Anbieter die Mängelbeseitigung verweigert, wenn die Mängelbeseitigung zweimal fehlgeschlagen oder den Kund:innen unzumutbar ist.
    5. Gewährleistungsansprüche der Kund:innen verjähren innerhalb einer Frist von zwei Jahren ab Zugang der Mängelanzeige.
11. Laufzeit des Vertrages
    1. Der Vertrag beginnt mit seiner Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien.
    2. Der Vertrag läuft unbefristet. Er kann von den Vertragsparteien jederzeit mit einer Frist von drei Monaten zum Ablauf des nächsten Kalendermonats in Textform gekündigt werden.
    3. Der Vertrag kann von jeder Seite fristlos aus wichtigem Grund gekündigt werden.
    4. Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform (§ 126b BGB).
12. Sonstiges
    1. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, oder sollte ein wesentlicher Punkt nicht geregelt sein, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
    2. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sind nur in Textform und bei Bezugnahme auf diesen Vertrag wirksam.
    3. Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Geschäftssitz des Anbieters, sofern Kund:innen Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts sind oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland haben. Der Anbieter ist berechtigt, auch an jedem anderen gesetzlich vorgesehenen Gerichtsstand zu klagen.